Les nouveaux espaces de travail, entre connexion et déconnexion

On observe depuis quelques années une profonde mutation de l’espace de travail. Même si les bureaux traditionnels, privatifs ou partagés, dominent toujours (respectivement 23% et 37%des postes de travail), les surfaces de type « open space » sont en développement constant. Et pour cause : Optimisation et rentabilisation des mètres carrés, incitation à une approche plus collaborative du travail ou encore accessibilité et mutualisation des ressources, les arguments sont nombreux pour faire tomber les murs.

Ce que les entreprises recherchent avant tout ? L’engagement de leurs collaborateurs. Un état d’esprit enthousiaste et positif génère la performance. En Suisse, seulement 16%2 des employés sont considérés comme « engagés », c’est-à-dire générateurs de croissance pour l’entreprise.

Mais comment doper l’engagement de ses salariés ? On parle beaucoup du bien-être « physique » au bureau et c’est un élément clé. Mais pour que l’espace de travail joue pleinement son rôle, il faut également travailler sur le bien-être cognitif et émotionnel, dans lequel le digital joue un rôle essentiel.

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#1 LE DIGITAL AU SERVICE DE LA CONNEXION ENTRE LES EMPLOYÉS

Les espaces de travail doivent s’adapter à la fois aux nouvelles technologies et à une nouvelle génération de collaborateurs. Ces derniers, lorsqu’ils sont fortement engagés, veulent avoir un maximum de choix et de contrôle sur leur expérience de travail.

Pourtant, les équipements mobiles sont deux fois moins répandus que les équipements fixes, et ce sont les ordinateurs portables, smartphones et tablettes qui permettent cette flexibilité. Sans oublier une connexion wifi dans l’ensemble de l’entreprise, et suffisamment de prises électriques pour recharger les précieuses batteries.

 

LES COLLABORATEURS S’APPROPRIENT L’ESPACE DE TRAVAIL ET L’ORGANISENT

Ils peuvent travailler de la même façon à leur bureau que dans un espace de travail « alternatif» ou « tiers lieu » comme le workcafé qui mixe espaces de collaboration informelle (zones « lounge »), formelle (petites salles de réunion), et de concentration (privatifs). On retrouve cette logique dans les espaces de coworking, leurs utilisateurs n’utilisant que des appareils mobiles et connectés.

Workcafe.png

Une fois que ces employés ont fait le choix du lieu idéal pour, par exemple, une réunion, les outils digitaux vont les aider à l’organiser et à la mettre en œuvre.

Des entreprises telles que La Poste Suisse ou le fabricant de mobilier Steelcase présentent des systèmes d’écrans digitaux qui indiquent sur chaque salle de réunion sa disponibilité actuelle et future, avec la possibilité de faire directement une réservation en utilisant l’écran tactile. Une application pour smartphone permet également à chaque collaborateur de localiser en temps réel les salles disponibles.

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Sinon, on s’expose toujours potentiellement à … ça :

Un même système est actuellement à l’étude pour localiser les personnes sur base d’un échange volontaire de données de localisation (par exemple en utilisant un badge équipé d’une puce RFID) mais la question de la législation se pose.

En attendant, au siège de Japan Tobacco International à Genève, un écran interactif tactile à chaque étage permet d’identifier la localisation des bureaux de chaque collaborateur3. Quand on emploie 1200 personnes dans un même bâtiment, cela représente un gain de temps considérable.

 

LE DIGITAL ABOLIT LES DISTANCES

Dans ces entreprises globales, le bien-être émotionnel des salariés repose également sur la qualité des interactions avec leurs collègues qui travaillent dans les autres filiales de la compagnie.

Les réseaux sociaux d’entreprise permettent aux collaborateurs de se connecter entre eux, de partager et de « liker » des photos ou des vidéos, ainsi que des informations. Toute la chaîne de management peut ainsi encourager l’ensemble des équipes sur un mode plus informel. Facebook propose son propre système dédié, Workplace by Facebook. Idéal pour animer un réseau de points de vente ou des collaborateurs sur une zone géographique large.

Starbucks déclare que « 80% de ses managers l’utilisent de façon hebdomadaire pour échanger des idées et améliorer l’expérience utilisateur ».

Et pour les réunions, par rapport au téléphone, la vidéoconférence a de nombreux avantages :

  • Implique davantage les participants
  • Evite le multi-tasking (et oui, on vous voit !)
  • Crée davantage de liens entre des collaborateurs qui ne se connaissent pas forcément
  • Favorise les interactions sur les sujets

Microsoft_surface_studio.png

Parmi les équipements de videoconférence, au-delà de la possibilité de se voir les uns les autres, vient l’intérêt de pouvoir partager son contenu et donc son écran.

Avec les boîtiers USB ClickShare de Barco ou l’application Virtual Puck de Steelcase, plus besoin de câble pour partager le contenu de plusieurs ordinateurs sur l’écran principal, et sur ceux des participants en dehors de la salle. Finis les problèmes de câble à faire circuler aux participants, sans parler des ports plus ou moins compatibles !

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Le mobilier de salle de réunion peut directement intégrer ces technologies et solutions multimédia, comme par exemple la table media:scape dont l’offre s’étend du poste de travail individuel à la table pour douze personnes.

 

LE BUREAU DIGITAL FAVORISE LA CRÉATIVITÉ 

Comme souligné plus tôt, les open space favorisent la communication et les interactions entre les collaborateurs. Dans le cadre d’une approche plus agile de la gestion de projets, des salles spécifiques, davantage propices à l’échange d’idées et à la créativité, peuvent être aménagées.

Microsoft propose une technologie spécialement adaptée à ces espaces : Surface Hub. Ce « tableau blanc digital » permet à chacun de participer activement, de façon identique, qu’ils soient présents dans la pièce ou bien virtuellement.

La co-création se fait en direct pour un meeting des plus productifs. Et plus besoin de faire de compte – rendu des échanges, les différents tableaux réalisés peuvent être partagés à l’ensemble du groupe de projet.

Pour un processus individuel, Microsoft Surface Studio permet de transformer un écran d’ordinateur en une surface de création qui peut également aider à matérialiser un échange d’idées entre deux collaborateurs. Pratique pour discuter un design en cours mais également par exemple pour redéfinir les secteurs géographiques d’une équipe de vente.

 

#2 A-T-ON CRÉÉ UN BESOIN DE « DIGITAL DETOX » ?

Vous avez certainement déjà vécu une situation similaire…

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Vous êtes en train de travailler sur votre budget pour l’année à venir quand un de vos clients vous appelle sur votre ligne fixe pour un problème urgent. Après quelques minutes de conversation, votre portable se met à sonner, vous ignorez l’appel, et ce sont les notifications Whatsapp qui prennent le relais, on vous transfère les photos que vous avez demandé ce matin. Votre messagerie instantanée Lync clignote, le marketing veut revoir vos prévisions de vente. Une autre fenêtre s’ouvre, votre collègue vous invite à déjeuner ce midi. Vous essayez de vous reconcentrer sur votre client mais vous êtes interrompu par le « ding » de votre calendrier qui vous rappelle que, dans 15 minutes, vous êtes attendu pour une vidéoconférence avec vos collaborateurs asiatiques, qui attendent patiemment votre disponibilité pour pouvoir rentrer chez eux. Votre client n’est toujours pas satisfait, et vous êtes au bord de la crise de nerfs. Vous voyez apparaître à l’écran un email de votre boss, la présentation du budget est avancée à aujourd’hui 16 heures…

Les recherches montrent que le multi-tasking augmente de 50% le risque d’erreur4.

Selon l’Université de Californie, nous sommes en moyenne interrompus ou distraits  dans le cadre de notre travailtoutes les 3 minutes, et notre cerveau a normalement besoin de 23 minutes pour se remettre au travail après une interruption.

L’hyper connexion amène parfois à la saturation.

 

SE PROTEGER DES DISTRACTIONS

Pour les tâches qui nécessitent de la concentration, des espaces adaptés doivent être mis en place. Il peut s’agir d’espaces privatifs où l’on peut s’isoler en annonçant clairement à nos collègues que l’on ne souhaite pas être dérangé. Ci-dessous un exemple d’alcôve développée par le designer de mobilier Vitra et installée dans les bureau de l’IATA à Genève:

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WSA, spécialiste de l’architecture des espaces de travail en Suisse, préconise la mise en place de « zones silence » dans les entreprises : la configuration est similaire à celle d’un petit open space mais isolé du reste des bureaux, et dans laquelle les collaborateurs déconnectent téléphone, messagerie instantanée et boîte mail pour ne pas être interrompus dans la gestion d’une tâche complexe.

 

POUVOIR DECONNECTER

Le long de notre journée de travail, notre cerveau oscille entre activation (participer à une séance de brainstorming, une réunion d’équipe, discuter avec un client) et concentration (effectuer une tâche intellectuelle, faire un point d’avancement sur un projet).

Pour son bien-être cognitif, le salarié a besoin, entre ces différentes phases, d’un temps de régénération.

Pour cela, nombreuses sont les entreprises qui investissent dans des espaces de pause aussi attractifs que variés : salle de sieste, de massage, de jeux qui font office de sas de décompression et de déconnexion.

Google est particulièrement connu pour les services offerts aux employés présents dans ses bureaux, propices à la détente :

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Une autre option est de proposer à ses salariés des cours de yoga ou des ateliers de méditation. En effet, il a été prouvé que la méditation peut changer la structure de notre cerveau avec pour bénéfices l’augmentation de l’empathie, de la mémoire et de la créativité5.

 

EN CONCLUSION, QUEL COCKTAIL GAGNANT POUR LE BIEN-ÊTRE DES EMPLOYÉS ?

Il faut créer un mix d’espaces, entre ceux propices à la collaboration et à la créativité, et ceux qui préservent l’intimité et la concentration. Les technologies digitales doivent être intégrées dans l’ensemble de ces bureaux tout comme dans les lieux de travail alternatifs.

On prévoira également quelques zones où les employés pourront choisir de se déconnecter de cet environnement digital pour laisser leur cerveau se régénérer.

Microsoft a conclu un partenariat avec le fabricant de mobilier Steelcase, pour développer des espaces qu’ils définissent comme « un écosystème immersif qui associe espace et technologie afin d’aider les individus à générer de nouvelles idées et à les faire avancer »

Les bénéfices de la mise en place de cet « écosystème » ? Des salariés plus engagés, plus innovants et productifs pour une performance d’entreprise améliorée. Une opération qui s’annonce donc assez rentable.

Je vous remercie d’avoir pris le temps de lire mon article et vous laisse sur cette petite vidéo développée par Microsoft et Steelcase sur des espaces de travail … qui donnent plutôt envie !

 

Ça vous parle? Encore plus de solutions d’aménagement innovantes à découvrir chez les spécialistes romands tels que WSA Office Project à Crissier sur le site de Steelcase.

SOURCES

ETUDES ET OUVRAGES :

1 Moyenne mondiale – L’engagement et l’espace de travail dans le monde – Etude IPSOS, 2016

2 State of the global Workplace – Etude Gallup, 2014

3 M3 Real Estate magazine – Les nouveaux espaces de travail, 2017

4 Les 12 lois du cerveau – John Medina, Broché, 2014

5 The emotional life of your brain : how its unique patterns affect the way you think, feel and live, and how you can change them   – Richard J. Davidson and Sharon Begley, 2012

Articles web :

Harvard Business Review « La valeur du bonheur » Décembre 2015-Janvier 2016 : https://www.hbrfrance.fr/numero/harvard-business-review-decembre-2015-janvier-2016/

Le blog managérial de Stéphanie Carpentier https://carpentierblogrh.wordpress.com/2017/06/02/les-nouveaux-espaces-de-travail-collaboratifs-et-lengagement-des-salaries/

Wisembly solutions : https://wisembly.com/blog/2015/11/25/evolution-espace-de-travail-demain-sera-connecte

Le Monde Informatique : https://www.lemondeinformatique.fr/les-dossiers/lire-le-digital-workplace-vers-un-espace-mobile-connecte-adapte-et-collectif-814.html

Orange Business Services : https://www.orange-business.com/fr/blogs/usages-dentreprise/entreprise-20/nouveaux-espaces-de-travail-collaboratifs-comment-ils-revolutionnent-l-experience-salarie-

Althea Groupe Digital RH : http://www.althea-groupe.com/corner/les-nouveaux-espaces-de-travail-au-coeur-de-la-collaboration

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